Order van een afnemer ontvangen -> Zodra een bestelling binnenkomt via onze website of mail, wordt deze opgeslagen in ons systeem. Het systeem stuurt een bevestiging terug naar de klant die de bestelling geplaatst heeft. Het systeem bekijkt of het om een bestaande klant gaat of om een nieuwe klant. Wanneer het om een nieuwe klant gaat worden de NAW-gegevens opgeslagen in het systeem voor toekomstige bestellingen.

Product wordt gemaakt -> Product wordt gemaakt en klaar gemaakt voor de verzending vanuit het magazijn.

Factuur wordt gemaakt en verzonden -> De factuur voor de klant wordt gemaild. Hierbij is het belangrijk of het om een bestaande of nieuwe klant gaat. Bij een bestaande klant hebben wij de NAW gegevens al in ons systeem. Dit bespaart tijd bij het versturen van de factuur. Bij een nieuwe klant moet hierna gekeken worden wat de NAW gegevens zijn.

Product wordt verzonden -> Het product wordt vervolgens vanuit het gereed magazijn verstuurd naar de klant.

Initiatief tot inkopen -> Een halfabricaat komt onder het bestelniveau wat betekent dat er niet genoeg halfabricaten zijn om te produceren. Hierdoor moet er dus initiatief getoond worden om te gaan inkopen.

Inkoopofferte en leverancierselectie -> Hierbij wordt gekeken wat er besteld moet worden en bij welke leverancier dit het beste kan worden gedaan. Er wordt bekeken welke leverancier welke prijs heeft en wanneer dit geleverd kan worden.

Inkooporder plaatsen -> Nu wordt de definitieve inkooporder bij de leverancier geplaatst.

Goederen ontvangen -> De goederen worden na een x aantal dagen ontvangen van onze leverancier. Deze wordt gecontroleerd of het stuk gegaan is tijdens het transport. Ook wordt er bekeken of de pakbon de juiste informatie vertelt over de goederen.

Inkoopfactuur controleren -> Bij deze stap worden de documenten met elkaar vergeleken. Komt de inkoopofferte overeen met de pakbon en inkoopfactuur? Zo ja dan wordt er een seintje doorgestuurd in het systeem om over te gaan tot betaling.

Leverancier betalen -> Tot slot betalen wij de leverancier na de controle. Hierbij gaat het vaak om een dag of 7/8 die wij er over doen. Onze voorkeur gaat uit naar betalen op rekening bij onze leveranciers.

Aanleiding tot dit proces: De voorraad komt onder het bestelniveau

Halffabricaten benodigd ->  Hiermee bedoelen wij welke onderdelen er ingekocht moeten worden bij welke leverancier. Er wordt automatisch een seintje gegeven wanneer een onderdeel te weinig op voorraad heeft. Dit wordt vervolgens vertaalt naar een bestellijst die door de inkoper gecontroleerd wordt.

Halffabricaten selecteren -> Als de inkoper de bestellijst gecontroleerd heeft en groen licht geeft voor de plaatsing van de inkooporder, wordt deze verzonden aan de desbetreffende leverancier. De gegevens van de leverancier staan bij ons in het systeem zodat het minder tijd kost om de inkooporder te plaatsen.

Leveranciers benaderen -> Hierbij gaan wij kijken bij wie wij het gaan inkopen. Hierbij is prijs/kwaliteit verhouding belangrijk. Wij willen tenslotte niet te duur inkopen maar wel kwaliteit leveren.

Producten ontvangen -> De producten komen in het magazijn binnen met een pakbon. Op deze pakbon staat precies aangegeven wat er zojuist is binnen gekomen. De magazijnmeester controleert of alle producten zijn binnen gekomen die op de pakbon staan. Hij controleert dit met het aantal dat bestelt is. vervolgens verhoogt hij het aantal producten in het productieregistersysteem. Hierdoor kan iedereen zien dat er weer genoeg voorraad is van dat bepaalde product. Door dit in een systeem in de voeren komt er geen verwarring over hoeveel er van zijn. 

Order afnemer -> Er komt een order binnen die een seintje geeft aan de productie om te gaan produceren.

Productie -> Halffabricaten bij elkaar zoeken voor de productie van het product.

Kwaliteitscontrole -> Het gemaakte product wordt aan de hand van een aantal testen getest op juistheid, volledigheid en of het goed werkt. Mocht het product aan 1 van de eisen niet voldoen, dan wordt er gekeken om het te verbeteren. 

Gereed product -> Wanneer het product door de kwaliteitseisen is gekomen wordt deze opgeslagen in het magazijn voor verzending.

Structuur en functies

Bij retnirP BV beginnen wij als onderneming met 4 werknemers. Hierdoor hebben de werknemers meerdere functies en verantwoordelijkheden over verschillende afdelingen. Belangrijk is hierbij om zoveel mogelijk rekening te houden met de risico’s van een administratieve organisatie.

Pim bos zal in de directie zitten en zal ook verantwoordelijk zijn voor de logistiek. Met logistiek bedoelen wij dat Pim goed moet zorgen voor de uit- en instroom van de producten en de retourzendingen.

Jur Mulder is verantwoordelijk voor de R&D en de inkoopafdeling. Hierbij richt Jur zich vooral op het verbeteren van ons product. De juiste prijs-kwaliteit verhouding speelt hier een belangrijke rol in omdat er tegen een zo laag mogelijke prijs onderdelen gekocht moeten worden.

Damian van de Rozeberg is verantwoordelijk voor de verkoopafdeling en HRM-afdeling. Zijn taak is om de producten te verkopen op het beste moment tegen de beste prijs. Verdere taken van Damian zijn marketingstrategieën bepalen, verantwoordelijk voor klantcontact en de webshop.

Matthijs Dijkstra is verantwoordelijk voor de administratie en assemblage afdeling. Hierbij is goed communicatie met Jur over de ingekochte producten belangrijk. Tenslotte kan de inkoopafdeling bepalen hoeveel er van alles ingekocht kan worden om te assembleren.

Secundaire bedrijfsprocessen

Werving -> Bij deze stap in het proces gaan wij kijken wat voor type werknemer wij nodig zijn. Dit kan iemand voor op de productievloer zijn maar het kan ook een verkoper zijn. Dit moet duidelijk gemaakt worden bij deze stap zodat niet iedereen solliciteert terwijl 90% niet eens de juiste papieren heeft voor de functie.

Selectie -> Van de kandidaten die met ons contact leggen wordt een selectie gemaakt met wie wij in gesprek gaan voor verdere kennismaking. Dit zullen zo’n 3 tot 5 mensen zijn die op gesprek komen.

Introductie -> Bij deze stap wordt er beslist wie er wordt aangenomen voor de functie. Vervolgens wordt deze aan de andere werknemers voorgesteld en een rondje door het bedrijf gedaan. Hierdoor krijgt de nieuwe werknemer een goede kijk op ons bedrijf.

Begeleiding -> Nu wordt er gekeken hoe de nieuwe werknemer het beste begeleid kan worden in de eerste weken. Het is belangrijk dat dit goed wordt gedaan zodat de werknemer snel aan zijn nieuwe functie kan wennen.

Opleiding -> Er wordt gekeken of de er nog verdere opleiding nodig is voor onze nieuwe werknemer. Het is belangrijk dat de werknemer goede kennis van zaken heeft. Cursussen om bepaalde zaken op te frissen zijn belangrijk want de kracht van leren is herhalen. Dit geldt wel alleen als de werknemer voor een aantal jaar bij ons al gewerkt heeft.

Beoordelen -> Na een verloop van tijd, de 1e keer is na een half jaar, zal de werknemer beoordeeld worden. Hierbij is het belangrijk dat de werknemer gegroeid is naar een hoger niveau dan het niveau waarmee hij of zij hiermee binnen kwam.

Evalueren -> Dit is de belangrijkste stap want hier wordt beslist of we de werknemer voor langere tijd aan ons binden of dat wij afscheid nemen van hem of haar.

Serviceproces

Tevredenheid meten -> Na de verkoop van onze producten en levering sturen wij een enquête naar de klant over hoe tevreden de klant is met de aankoop van onze producten. Hierbij stellen wij vragen over onder andere de volgende onderwerpen: Hoe was de verkoper? Wat voor indruk had u van hem? Was hij niet te opdringerig? Kwam de bestelling binnen de gestelde tijd binnen? Was er een goede betalingsregeling of had u meteen betaald? Dit soort vragen komen aanbod bij de tevredenheid van de klant meten.

Terugkoppelen -> Nadat de klant de tevredenheid heeft ingevuld maken wij een terugkoppeling om dit allemaal te bespreken binnen het bedrijf. Als de verkopers te opdringerig zijn dan wordt dit bij hen aangegeven om bij toekomstige verkoopgesprekken minder opdringerig te zijn. Was de bestelling te laat? Dan moet dit in het magazijn beter worden gedaan met betrekking tot het inpakken en gereed maken van het product voor transport.

Betere afstemming met het transport kan ook een reden zijn dat er te laat geleverd is. Dit zijn enkele voorbeelden die teruggekoppeld kunnen worden aan de werknemers van het bedrijf.

Daadwerkelijk verbeteringen aanbrengen -> Dit is natuurlijk makkelijk gezegd maar in de praktijk komt het vaak voor dat stap 1 en 2 wel worden gedaan maar vervolgens wordt het niet opgepakt om het echt te verbeteren. Wij willen natuurlijk wel dat er wat gedaan wordt met deze punten. Nadat de terugkoppeling geweest is, wordt er na 3 maanden gekeken of het probleem al grotendeels verholpen is. Hierdoor wordt er een soort van deadline gesteld op het probleem.

Kwaliteitszorg

Assembleren -> Hierbij worden de onderdelen geassembleerd tot een retnirP. De verschillende onderdelen worden bij verschillende leveranciers ingekocht. De beste kwaliteit onderdelen zijn een vereiste om een hoogwaardige retnirP te maken. Er worden verschillende machines gebruikt om de retnirp te maken. Het goed afstellen van de machines op de productie is een belangrijke tip.

Kwaliteitseisen -> Om producten van een goede kwaliteit te verkopen moeten er bepaalde eisen worden gesteld aan de producten. Deze eisen heten ook wel ‘kwaliteitseisen’. De producten moeten hieraan voldoen anders worden zij niet verkocht. Het is belangrijk dat al onze producten hieraan voldoen zodat er geen kwaliteitsverschil ontstaat.

Afstemmen -> Dit wil zeggen dat er afgestemd moet worden om ervoor te zorgen dat er de beste kwaliteit wordt gehaald. Wanneer deze niet gehaald wordt, kan het product aangepast worden zodat het toch nog bijna van dezelfde kwaliteit is. Als dit niet kan wordt deze met een korting verkoopt.

Gegevensverzameling

Voor het assembleren van de retnirP heeft de onderneming verschillende leveranciers nog. Hierbij is het belangrijk dat wij een klantnummer, pakbon en ordernummer hebben. Het is belangrijk om te weten wanneer leveranciers kunnen leveren zodat wij op tijd kunnen bestellen en dus niet de productie stil komt te liggen. Wanneer een klant een order aanvraagt worden haar gegevens vastgelegd in ons systeem. Dit zijn onder andere de naam, adres, geslacht, e-mailadres, geboortedatum en bedrijfsnaam voor wie hij of zij besteld. Het is belangrijk dat de hoeveelheid producten en details op het orderformulier staan. Dit is essentieel aangezien onze producten dermate duur zijn, dat er bij een te veel levering van het aantal producten al gauw enkele tienduizenden euro’s kost.  Er zijn bepaalde orderregels zodat er een uniek ordernummer ontstaat. Voor de levering van de order is een adres nodig, deze staat weer in ons klantenbestand. Een pakbon en afleverdatum is hierbij ook belangrijk omdat je niet te laat wil leveren en natuurlijk het precieze aantal. Als de klant niet tevreden is dan kan hij of zij deze retour gezonden worden. De reden is belangrijk om te weten maar ook wie het retour stuurt.

Doordat klanten zich registreren wanneer zij een order plaatsen, worden hun gegevens vastgelegd. Een maand na de levering van de gewenste producten wordt er een e-mail gestuurd met de vraag of de klant tevreden is met het product. Dit is de kwaliteitszorg die wij hanteren binnen het bedrijf. Als de klant het wil kan hij of zij aanbiedingen ontvangen via de mail. Het klantnummer bestaat uit 7 cijfers: 2018001 -> 2018002 -> 2018003 enzovoort. Het ordernummer heeft eerste 3 letters, vaak de letters van de plaats waarvan de bestelling komt. Vervolgens 4 cijfers: HGV0001 -> AMR0002 ->ZWO0003 enzovoort. De postcode wordt weergegeven als 1234AA. De datum wordt weergegeven als 1-1-18.